媒体广告行业解决方案
媒体广告行业解决方案
结合内容管理和媒介管理理念，打造媒体广告行业专业的文档管理系统
蓬勃发展伴随的业务问题
图文档资料繁多
- 媒体广告企业的业务中往往伴随着大量的媒体设计相关图文档资料，繁多的图文档资料分散在各部门，缺乏集中管控，致使资料查找不便
合同文件积压
- 企业日处理订单量巨大，各种订单合同若不能得到有效管理，则容易造成文件积压，大大影响业务运作效率
订单远程追踪不便
- 员工办公地点离散，管理者难以追踪异地订单的实时进度和完成情况，则无法针对订单进度及时作出反应，可能导致进度延误甚至意外损失
携带资料泄密风险
- 媒体设计员工往往需要携带媒体图片资料出差办公，这些存储在个人电脑中的重要资料缺乏安全保障，存在泄密风险
图文档集中存储与管理
主动上传
用户可主动通过web端、PC端、移动端等将文件直接上传至文档管理系统平台，支持拖拽上传、批量上传，简化用户的上传操作
自动获取
系统可通过页面抓取、网页爬虫以及多种插件工具自动获取邮件、网页中的各类文件，并存入文档管理系统，同时支持将Office中的文件直接保存、更新到系统中
自主识别分类
采用OCR光学识别，准确识别存入系统的文件类型，可依据管理员设置的分类规则自动归入对应部门、项目文件夹中
在线预览
支持Office、PDF、CAD及音视频等三十多种常用文件的在线实时预览，员工可随时随地查看所需文件资料，同时也减轻系统运行负担
版本控制
系统中文件的各历史版本及变更过程都将被系统记录保存，均可查阅追溯，变更记录清晰可见，有效解决版本繁多导致的使用错乱问题
元数据管理
可将多样化的元数据标签绑定到文件上，给系统内的海量无序文档以结构化标记，实现有序、有效地管理目标，提高文档资源的查找调用效率
共享外发
支持企业、个人空间的文件或文件夹的内链和外发，将文件短期共享给无权限的企业员工或者企业外的合作伙伴，并自定义控制共享的预览、下载、打印等权限
扩展编辑
将文档管理系统与客户端编辑器集成，支持Word、Excel、PPT、TXT、CAD等可编辑类型文件，从而简化文件下载、编辑、上传流程，提高办公效率
合同文件的全流程管控
电子化存储
将纸质合同文件电子化，存储至系统中，系统可通过OCR识别自动提取合同文档全文或主要区域信息，智能识别文件类型，存储至相应目录效完整数据采集
识别码
可为电子版合同添加二维码、条形码等识别码，以此快速获得合同文件的主要信息
合同范本
系统会提供媒体广告行业常用的合同范本，用户也可自行设计可用的合同范本存入系统，方便后期合同的撰写
合同流程审批
可定制合同审批流程，从合同项目立项到最终归档的合同生命周期均能得到有效管控，实现线上流程审批，简化审批流程
事务提醒
支持系统站内消息提醒、邮件提醒，提醒用户合同到期时间，帮助用户快速处理待审批的流程
自动归档
合同流程结束后将会在系统中自动分类归档，系统会提供合同信息登记制度，帮助有序管理历史合同
多区域订单实时跟踪
订单追踪
负责人可按照客户、供应商等多种条件在系统中快速查询订单，查看订单进度，了解订单实时情况
订单指派
用户可在系统中将某一时间段的订单指派给其他指定用户进行处理，指派开始与结束时间可自定义
进度更新
订单项目中的每项任务执行完成后，系统内的进度情况都将随之自动更新，方便负责人查询最新进度
核心资料安全保障
异地多重容灾备份
实现文件的本地备份和服务器备份，可在突发状况下迅速恢复企业数据，有效保障企业数据安全
细颗粒度权限分配
对用户、用户组或部门设置文档操作权限，以最小颗粒度为设计原则，权限细分至最细微的文档操作
传输SSL加密
传输全程SSL加密，保证数据安全，无须担心密码和数据被第三方恶意监听和窃取
操作日志审计
用户对系统中文件的操作行为都将被系统完整记录，系统会自动生成分析报表，以便审计
